Meniu
Studiu de caz
Menținerea evidenței contabile, HR și salarizare
Restabilirea evidenței contabile și HR
Sarcină - Soluţie - Rezultat
SARCINĂ:
Evidenţa contabilă şi HR ale companiei Client a fost preluată la început de Aprilie 2021, moment în care acestea nu fusese menţinute din Decembrie 2020. Totul a început cu o doză de entuziasm şi dorință de a vedea actele contabile, raportările şi dosarele angajaţilor companiei Client la acelaşi nivel de performanţă ca şi ale celorlalte companii Clienți în cadrul Vioser Consulting. Evidența contabilă trebuia restabilită şi pusă la punct conform Legislaţiei în vigoare.
Întrucât legislaţia fiscală este în continuă schimbare, obligatoriu a trebuit să analizăm în detaliu evidenţa contabilă menţinută anterior şi să facem transferul de date.
Analizând evidenţa contabilă pentru anul de raportare 2020, am depistat:
- erori la completarea documentelor primare de evidenţă contabilă;
- lipsa facturilor fiscale și foilor de parcurs;
- lipsa semnăturilor olografe pe actele contabile (pe facturi fiscale, acte de predare-primire, etc.) atât din partea companiei cât şi din partea Clienţilor;
- lipsa actelor de verificare semnate cu Furnizorii şi Cumpărătorii;
- lipsa evidenţei şi casarea formularelor cu regim special (facturi, delegaţii);
- lipsa registrelor de procurări şi livrări;
- lipsa Politicii de Contabilitate;
- lipsa inventarierii, periodicitatea fiind necesară a fi stabilită în Politica de Contabilitate;
- lipsa unui contract de utilizare a automobilului personal în activitatea de întreprinzător încheiat între fondator şi companie;
- dări de seamă şi rapoarte neprezentate în termen.
Referindu-ne la evidenţa Resurselor Umane s-a constatat absenţa:
- dosarelor personale ale angajaților;
- ordinului de aprobare a Statelor de personal;
- ordinelor de angajare, concedii sau concediere ale angajaţilor;
- Regulamentului Intern;
- Regulamentului de salarizare și premiere;
- Regulamentului privind evaluarea performanțelor.
Experţii companiei Vioser Consulting au dat dovadă de profesionalism şi într-un termen record de 30 zile au “readus la viaţă” compania Client.
SOLUȚIE:
Au fost corectate toate erorile depistate în anul 2020 şi 2021, atât în evidenţa contabilă cât şi HR, şi anume:
- s-au efectuat corecțiile aferente perioadei precedente şi curente în care au fost depistate lipsa documentelor primare sau erori la contabilizarea tranzacţiilor;
- s-a instruit persoana responsabilă de completarea formularelor cu regim special (facturi fiscale, delegaţii, acte de achiziţii, foi de parcurs) despre modalitatea şi momentul completării, termenul de prezentare, modalitatea de obținere, elaborarea listei de verificare şi necesitatea prezenţei şi abordarea anumitor regulamente interne;
- s-au recuperat toate facturile lipsă atât de la furnizori cât şi de la cumpărători;
- drept urmare a corectărilor efectuate pentru perioada curentă şi precedentă au fost prezentate repetat dări de seamă şi rapoarte;
- s-a analizat minuţios modalitatea de calcul, de declarare şi de achitare a impozitelor şi taxelor către Autorităţile de Stat;
- am explicat şi motivat persoana responsabilă pentru prezentarea documentaţiei contabile către Vioser Consulting să fie responsabilă, perseverentă, să solicite de la fiecare furnizor factură fiscală şi actul de predare primire (după caz) şi despre importanţa prezentării documentelor primare către compania noastră în termenii stabiliţi de comun acord;
- am explicat faptul că emiterea facturilor și semnarea acestora online reduce semnificativ timpul comparativ cu obținerea acestora în formă fizică (ambuteiaje în drum, lipsa parcări, etc.)
- s-au elaborat dosarele personale atât ale angajaţilor actuali cat şi ale celor eliberaţi (au fost contactaţi şi invitaţi la oficiul companiei Client pentru a le semna);
- au fost elaborate toate ordinele de angajare, concedii și eliberare;
- au fost elaborate Regulamentul Intern, Regulamentul privind salarizarea și premierea și Regulamentul privind evaluarea performanțelor ale entităţii conform cerințelor Codului Muncii și ale altor acte normative. Acestea sunt obligatoriu necesare a fi prezente în companie.
REZULTAT:
Compania Vioser Consulting confirmă ferm că evidenţa contabilă a companiei Client este menţinută conform Standardelor Naţionale de Contabilitate şi legislaţiei în vigoare. La moment sunt calculate corect şi achitate în termen toate impozitele şi taxele aferente salariilor angajaţilor precum şi ale activităţii de antreprenoriat. Compania nu va plăti penalităţi pentru neprezentarea în termen a dărilor de seamă şi neachitarea impozitelor şi taxelor în termenul stabilit de legislaţie, astfel se poate concentra pe dezvoltarea afacerii mult mai mult, întrucât noi le vom oferi confortul de a avea evidenţa contabilă şi a HR menţinută corect la zi.
